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皆さんが仕事をする上で、何を基準に仕事をしているだろうか？それぞれの行っている業務の「プロ」であるから、仕事の技術的には優秀である。そして、その「経験」のなかで「選択」や「判断」「処理」・・・などを行っていると思う。しかし、それは「基準」は自分だけが作った「基準」になっていないだろうか？
自分の「能力」や「考え方」というのは「基準」ではない。単に、自分の枠の中で行っている作業なのである。仕事の基準はどこにあるかというと、「経営計画書」ならびに、そこから各部署に落とし込まれた「事業計画書」からなる。
しかしながら、その「経営計画書」「事業計画書」に沿って仕事をしているようでも、よく陥りやすいことがある。それは、本来の「達成」を目標にしなければならないのが、いつしか達成するための「手段」が「達成」になってしまっていることである。
たとえば、「製品の安全性の向上」というのが達成であったとしよう。そうすると、重点項目は「衛生管理の徹底」となる。では、それを達成するために、清掃を徹底させるとか消毒をするなどの「手段」が考えられる。
ここで、作業としては「清掃のマニュアル」まで作って徹底させたり、消毒コーナーを作り、手洗いの遂行や服装の清潔化などが上げられる。そして、各部署の中では、徹底させている。
しかし、製品クレームがくれば、まったくやってることが価値がなくなる。
達成はあくまで、「製品の安全性の向上」にあるからである。では、どうすればよいのか？
ここで作り上げた「清掃のマニュアル」を作って徹底させたり、消毒コーナーを作り、手洗いの遂行や服装の清潔化などは重要であるが、まず、それが「どんなときも、社内・社外を問わずすべての人に徹底させているか？」が重点項目につながることである。そして、さらに抜き打ちで製品の培養検査を行うとか、まず、今の製品にどこまで安全性が確保できているかの分析をしなければ、なにをすればいいのかがわからないのである。その中で、どういう風にすれば、向上していくのか？もし、それをやってもだめだったらどうしていくのか？まで、二段三段の手段を考えていくことにある。
どれだけ、各部署で綿密な計画を作るか。これが重要である。家を作るときに、綿密な設計図がなければ、どうなるでしょう？家を建てる職人さんが、思い思いに判断して、作業をするでしょう。勝手な判断でやるしかないのだから・・・
また、綿密な設計図を作ったとしましょう。しかし、今度は危機管理が徹底してなければ、職人さんが手抜きをしたり、目先の作業に追われると、やはり「これでいいだろう」と「まあ大丈夫だろう」と判断して作業してしまい、結果的に欠陥住宅を作ってしまう。
われわれの仕事も同じことが言えるでしょう。ですから、経営計画書から、「これでもか」「これでもか」というように、徹底して綿密な「事業計画」さらに「作業計画」を作成していくことである。
そして、すべての人が完全に理解できるまで、とことん「聴く」ことである。それが、「報告」「連絡」「相談」である。自分なりの判断で物事を進めていては、問題が起こったとき「言われたとおりにやっていてなんで、自分だけ怒られないといけないのか？」「自分はちゃんとやっていたのにあの人がしてくれないからこんなことになったんだ」「ちゃんと自分は伝えていたのに相手が聞いていなかったからこんなことになったんだ」「こんなことにならないように、自分はなんども言っていたのに聴いてくれない」「だから、言わないこっちゃない」「誰も教えてくれないからわからなかった」「〜さんがいい加減にやっているのに、何で私が尻拭いをしないといけないのか？」・・・あげればきりがない。
でも、共通しているのは、「自分に向いている感情」だけが上記を作っているのではないでしょうか？仕事自体が自分自身の中だけで繰り返しているのではないでしょうか？
「自分の中で起こった感情は、すべて自分が作ったもの」なのです。でも・・相手が・・・って言いながら、同じ事柄でも、捉え方ひとつで悲しくなったり、うれしくなったり、頭に着たりしているものです。好きな人から言われたら「そうよね〜」って同調したり、嫌いな人から言われたら「そんなことはない」と反発したりします。これも、好きだとか嫌いだとかというのも、自分が作った事なのです。その中で、楽しく仕事をしていくには、「報告」「連絡」「相談」に尽きるのではないでしょうか？間接的に聴いたから誤解をしていた。とか、自分はそんなこと聴いていなかった。とか、ちゃんと言っていたのに伝わっていなかった。とか、他部署がどんな動きをしているのかわからない。いきなり言われても困る。支店間の情報が伝わりにくい。などが起こり、必然的に、各個人個人の判断や行動を起こす結果につながるのではないかと思います。
そこで、今回から「毎週社内報」を全社員に出版することを決定いたしました。これは、毎週朝礼での成果や目標の発表から、社長の発言。それから、全部署の予定や展開さらに、伝達事項や言いいたい放題などを盛り込んだ「オープンマインドな情報新聞」を作ります。
それから、今後、社内部署ミーティングや会議・取引先との会議や決定事項などは、すべて議事録を作成してください。これの詳細は回覧でまわし、まとめたものは、社内報で発信していきます。
そこで、編集長を押谷課長を任命いたしましたので、朝礼で発表する人や・議事録などはリアルタイムに押谷課長に提出してください。
みなさんで、より良い会社にして仕事を楽しくしていくために、全社員意識して確実に作ってください。
一人でも提出されないと、なにも変わらず今のままですからね。どんどん改良して作りましょう。まず、今回は今週末に発刊します。
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